Situationen
En lokal får en ny användning och flera personer behöver förstå hur rutiner och ansvar påverkas. Fastighetsfrågor, verksamhetens arbetssätt och utbildningsbehov behöver gås igenom tillsammans.
Exemplet är påhittat och används som samtalsunderlag. Anpassa detaljerna till er verksamhet, men undvik uppgifter om enskilda personer, kunder eller pågående ärenden som inte bör delas i gruppen.
Första rundan: vilken information saknas?
- Beskriv verksamheten och vilka funktioner som berörs.
- Ta fram de instruktioner och rutiner som hör till den aktuella uppgiften.
- Markera eventuella särskilda intygs- eller beställarkrav i förfrågan.
Koppla varje fråga till varornas egenskaper och verksamhetens hantering. Be gruppen skilja på sådant som går att kontrollera i befintligt underlag och sådant som kräver kontakt med en ansvarig person. Skriv upp antagandena separat.
Andra rundan: hur påverkas nästa steg?
Diskutera sambandet mellan organisation, instruktioner och dokumenterade kontroller och riskbedömning, tillståndsvillkor och beredskap vid avvikelser. Vad behöver vara tydligt innan någon annan tar över uppgiften? Låt deltagarna byta perspektiv och beskriva vilket underlag nästa person behöver för att förstå situationen.
Tredje rundan: vad ska dokumenteras?
En ansvarsfördelning med tydliga rutiner, kontaktvägar och frågor till rätt sakkunnig.
Låt gruppen sammanfatta uppgiften, de kvarstående frågorna och vem som ska hantera dem. Undvik att skapa en teknisk lösning eller ge ett godkännande utan det underlag och den kompetens som behövs för den verkliga arbetsuppgiften.
Avsluta med en lärfråga
Vilken del av ”Organisation, instruktioner och dokumenterade kontroller” behöver ni fördjupa er i? Samla frågorna till utbildaren och välj det exempel som bäst visar varför frågan är viktig för era arbetsuppgifter. Övningen är färdig när gruppen kan förklara vad den vet, vad den saknar och hur den ska gå vidare.
Utbildning kopplad till ämnet
Vill ni arbeta vidare med frågorna tillsammans med en utbildare? Kursens innehåll, förkunskaper och upplägg beskrivs på utbildningssidan.
Utbildning för föreståndare brandfarlig vara hos Kravgruppen ↗
